- Software de nómina
-
Un software de nómina es una solución informática diseñada para maximizar la productividad de las personas encargadas de registrar y controlar correctamente todos los aspectos de la nómina de los obreros y empleados de las empresas, permitiendo reducir las cargas excesivas de trabajo y disminuyendo errores, considerando la legislación fiscal y laboral vigente de cada país incluyendo los cálculos de impuestos locales y retención de los mismos.
Las empresas que tiene software de nómina pueden contar con todos los registros de sus empleados, fechas de ingreso, pago y retiro así como los registros de toda la relación laboral que la empresa ha tenido con cada uno de sus empleados.
También existen plataformas mas complejas que no solamente dejan administrar los pagos y descuentos sino que también permiten a los usuarios administrar la nomina de sus operaciones en muchos países, muchas empresas y/o muchos centros de costos. Con un software de nómina de esas características se puede administrar mejor la contabilidad de las empresas intensivas en recursos humanos como bancos, hospitales y universidades.
Lo mas importante del Software de Nómina es que sea muy parametrico: Esto quiere decir que se pueda manipular fácilmente para adaptarlo a las necesidades de cada empresa. Sin embargo la parametrización no debe hacerlo mas complejo es necesario que la manipulación pueda hacerse por los usuarios sin necesidad de depender mucho del proveedor del Software.
Un segundo aspecto a considerar es el mantenimiento de acuerdo con los requerimientos legales y fiscales. Las leyes cambian con mucha rapidez y esto hace que los programas baratos o de dudosa procedencia se queden obsoletos haciendo que el tiempo, dinero y esfuerzo que se invirtió en implementar la solución se pierda. Por eso es indispensable encontrar proveedores serios, con una larga carrera en el mercado y que puedan brindar la tranquilidad que su solución siempre estará tecnológica y legalmente día.
El software de nomina se puede adquirir como una licencia de Software, como renta de Software , o simplemente a través de conexiones en la nube SaaS.
Proceso
El proceso de Nomina siempre empieza con el cargue de la información histórica, pues solamente las empresas nuevas están exentas a este cargue. Este mecanismo debe ser autoverificable y automático esto desemboca en que no se comenten errores, ni haya intervención humana.
Una vez el software de nómina tiene la base de empleados cargada en el sistema, comienza a cargarse lo que se conoce como novedades, entre ellas tenemos
- Novedades de tiempo (horas extras, dominicales, nocturnas y festivas)
- Novedades de Ingreso o retiro: Cuando hay nuevos empleados en la compañía o retiros de los mismos.
- Novedades de Vacaciones.
- Novedades de Sueldo.
- Premios y Comisiones
- Etc.
Cada periodo que puede ser de una semana, quincena o mes hay que calcular la nomina de todos los empleados, revisar que todas las novedades estén ingresadas y finalmente hacer el calculo de impuestos, de pagos a terceros (seguro medico estatal, pensiones, impuestos, parafiscalesm etc.) y con los resultados de estos cálculos hacer el pago de los empleados, terceros y otros. Todos estos pagos quedan registrados en la base de datos de los empleados para su revisión, y generación de reportes históricos o la realización de cálculos que requieran esta información.
Tecnología
En la actualidad existen softwares que generan información a otras áreas de la empresa como reportes de recursos humanos y contabilidad o que se pueden crear interfases con ERP, software de Contabilidad, software de recursos humanos o hardware de control de asistencia.
Los sistemas integrales de nómina por su parte poseen diferentes módulos tales como: recursos humanos, capacitación, IMSS/SUA, tiempo y asistencia, relojes, estos cada vez se han vuelto más eficientes para el control humano en las organizaciones.
Véase también
Wikimedia foundation. 2010.
