Convención (reunión)

Para otros usos de este término, véase Convención.

Según la definición dada por la Spain Convention Bureau, entidad dependiente de la Federación de Municipios y Provincias de España, una convención es un evento de vocación privada, generalmente organizado por una sola empresa, con una duración mínima de dos días y al menos cincuenta participantes. Las convenciones están orientadas a la generación de negocio y lo habitual es que tan solo asistan miembros de la empresa o empresas organizadoras. La Spain Convention Bureau agrupa a las principales ciudades españolas por organización de congresos (ver enlace externo).

Las razones por las que se organiza una convención son diversas, destacando entre ellas las siguientes:

• lanzamiento de un nuevo producto, marca o imagen corporativa.
• presentación de nuevos avances, estudios o innovaciones sobre un tema en concreto.
• motivación del personal de una compañía.

Organización de una convención

A la hora de poner en marcha una convención o jornada, hay que tener en cuenta cuatro componentes:

• el lugar en que se celebrará, que deberá ser lo suficientemente amplio y agradable como para acoger cómodamente a los invitados y que la reunión se desarrolle con éxito. Asimismo, deberá contar con instalación de megafonía y de proyección audiovisual así como de tarima o escenario desde donde expongan los ponentes, realicen mesas redondas, etc.
• el alojamiento, que no debe estar muy alejado del lugar de reunión
• el transporte de los convocados a la misma
• la alimentación, para lo que habrá que prever el suministro de café y bebidas para las pausas de la convención, así como la organización de comidas y cenas para los asistentes durante el periodo de duración.

Las entidades organizadoras intentan buscar entornos lo más atractivos posibles para maximizar el tiempo invertido y organizar otras actividades complementarias. Según estadísticas españolas, un tercio del gasto se destina al pago del alojamiento y otro tanto a satisfacer los gastos del evento incluyendo alquiler del salón y la organización. Las actividades contratadas para la convención o jornada suponen un quinto del total aproximadamente y el resto se gasta en alimentación y transporte.

Convenciones en España

Por actividad, las principales organizadoras de eventos en España fueron en 2004:

• la actividad económica y comercial alcanzando una cuarta parte del total
• el sector médico-sanitario, con un 22%
• el sector público
• el sector cultural

El número medio de participantes por evento se sitúa en torno a las doscientas personas. En cuanto a los lugares escogidos por los organizadores para llevarlos a cabo destacan en 2004:

• los palacios de congresos, con un 40% siendo su uso inversamente proporcional al tamaño de la ciudad (es decir, cuanto más pequeña es la ciudad más proclive es a la utilización de palacios de congresos)
• las salas de hoteles, con un 30%
• las universidades
• los auditorios

Enlaces externos

• Ideas y consejos para planificar y organizar un evento (convencines, reuniones, conferencias)